56  e.  f.  g.  h.  i.  j.  k.  The  authority  that  conducted  the  person  deprived  of  liberty  to  the institution;  The authority legally responsible for supervising the deprivation  of liberty;  Time and date of admission and release;  Time and date of transfers to another place and the destination;  Identity  of  the  authority  who  ordered  the  transfer  and  of  the  one who is responsible for it;  Inventory of personal effects; and  Signature  of  the  persons  deprived  of  liberty,  or  where  this  is  impossible, an explanation about the reasons thereof. 196   153. Regarding the crucial importance of keeping records of arrests, the IACHR  stated in its Fifth Special Report on Human Rights in Guatemala (2001) that:    One of the most essential components of a properly functioning criminal  justice  system  is  an  effective  system  for  registering  arrests  and  detentions.  This  obviously  provides  a  crucial  protection  for  the  rights  of  the detainee, as well as facilitating a myriad of other functions, including,  inter alia, the tracking of accurate statistics for use in policy development  and  implementation.  […]  Such  a  registry  must  contain  information  identifying  the  detainee,  the  reasons  for  the  detention  and  legal  authority  therefore,  the  precise  time  of  admission  and  release,  and  information as to the order of commitment. A centralized, accurate and  197 promptly accessible registry is a fundamental minimum safeguard.   154. In  fact,  the  IACHR  discovered  that  there  is  no  effective  central  registry  system for keeping track of detainees in Guatemala. 198  Thus, in connection with the “White  Van”  (Paniagua  Morales et al)  case,  the  Inter‐American  Court  ruled  that  the  Guatemalan  State  had  to  adopt  legislative,  administrative,  and  any  other  necessary  measures  to  guarantee  the  accuracy  and  disclosure  of  the  registry  of  detainees,  in  the  understanding  that  it  would  include  the  identity  of  each  detainee,  the  grounds  for  detention,  the                                                                                    196   In  the  Universal  System  of  Human  Rights  there  are  correlative  provisions  in  the  International    Convention for the Protection of All Persons from Enforced Disappearance  (Article 17.3); the Standard Minimum  Rules  for  the  Treatment  (Rule  7.1);  the  Body  of  Principles  for  the  Protection  of  All  Persons  Under  Any  Form  of  Detention  or  Imprisonment  (Principle  12);  and  particularly,  with  regard  to  childs  and  adolescents,  the  United  Nations  Rules  for  the  Protection  of  Juveniles  Deprived  of  their  Liberty  (Rule  21).  Moreover,  the  Handbook  on  Prisoner  File  Management  (2008),  published  by  the  United  Nations  Office  for  Drug  and  Crime  (UNODC)  has  a  practical  guide  for  maintaining  efficient  systems  for  the  registry  of  prisoners.  That  document  is  available  at:  http://www.unodc.org/documents/justice‐and‐prison‐reform/Prison_management_handbook.pdf.   197  IACHR, Fifth Report on the Situation of Human Rights in Guatemala, Ch. VII, para. 18. Furthermore,�� this States’ duty to keep registries of the detentions is also consecrated in the Constitutions of Bolivia (Article 23),  Chile (Article 19.7), and Mexico (Article 16).  198  IACHR, Fifth Report on the Situation of Human Rights in Guatemala, Ch. VII, paras. 18‐19.