87  undertake  actions  in  response  to  those  complaints  in  accordance  with  applicable  legal  provisions.     254. This  rights  entails,  for  instance,  informing  persons  deprived  of  their  liberty  of  the  possibility  of  exercising  this  right;  ensuring  that  they  really  are  able  to  file  their complaints and petitions without intervention or “filtering” by prison officials or other  inmates;  providing  appropriate  systems  for  handling,  examining,  and  distributing  this  information;  ensuring  that  prison  officers  are  properly  trained  to  receive  and  process  complaints  and  petitions;  providing  persons  deprived  of  their  liberty  to  access,  if  they  so  request, to legal aid and information regarding the exercise of this right; and taking steps to  prevent any complaint being filed by the legal representative or a third party on behalf of  an  inmate,  if  the  inmate  opposes  that  filing.  In  addition,  prison  and  administrative  authorities involved in these processes must be properly trained to notify the competent  judicial  and  investigative  authorities  of  cases  in  which  they  detect  information  regarding  possible crimes that must be prosecuted ex officio.        255. The reception and examination of complaints and petitions is an effective  mechanism  for  addressing  specific  needs  of  persons  deprived  of  their  liberty  and  for  detecting structural deficiencies or abuses committed by prison officials. It can also serve  to  identify  patterns  of  negligence  or  flaws  in  the  services  provided  by  public  defenders,  physicians, or the members of technical boards. Such shortcomings are not always revealed  by  the  regular  external  mechanisms  for  monitoring  prisons,  but  can  be  detected  by  analyzing  consistent  and  coinciding  information  received  via  complaints  made  to  the  administration.    256. In  practice,  a  lack  of  channels  through  which  inmates  can  address  the  administration could trigger a collective sense of frustration and impotence that might then  manifest itself in disturbances or other forms of protest.     257. There  is  a  particularly  important  mention,  in  the  second  paragraph  of  Principle VII of the Principles and Best Practices, of the right of persons deprived of liberty  “to  opportunely  request  and  receive  information  concerning  their  procedural  status  and  the remaining time of deprivation of liberty.“ In practice, this information is essential as it  allows  a  detainee  to  begin  a  number  of  procedures  related  to  execution  of  his  or  her  sentence.  This  is  the  case,  for  instance,  of  requests  for  probation  and  for  permission  to  work or study. For persons deprived of their liberty in a State other than their own, such  information  is  essential  for  requesting  a  transfer  to  their  country  of  origin.  Responsibility  for issuing and delivering these documents that are vital for detainees lies jointly with the  competent judicial authority and the prison administration. Under no circumstances should  an inmate have to pay for them.    258. The  third  paragraph  of  Principle  VII  is  grounded  in  Article  44  of  the  American Convention and Article 23 of the Rules of Procedure of the IACHR. It is a fact that  many  of  the  petitions  received  and  processed  by  international  protection  mechanisms,  such as the IACHR, are lodged by persons held in places of deprivation of liberty. That being  so,  State  authorities  should  not  prohibit  or  obstruct  the  exchange  of  correspondence  between  inmates  and  international  organizations,  nor  should  they  prohibit  inmates  from