1.11 Priloga: Metodologija izvajanja nalog državnega preventivnega mehanizma v Republiki Sloveniji Aktivnosti DPM po izvedenem obisku Razdelitev nalog DPM po izvedenem obisku določi vodja obiska, praviloma sporazumno z drugimi udeleženci obiska. NPM activities after conducting a visit The leader of the visit determines the NPM tasks after the visit in agreement with other participants of the visit. Če vodja obiska presodi, da je to potrebno oziroma smiselno, določi datum, uro in kraj (praviloma sedež Varuha) posebnega srečanja udeležencev obiska po že izvedenem obisku, da se podrobneje izmenjajo vse izkušnje, primerjajo prejeta pojasnila, zavzamejo skupna stališča in opredelijo morebitna ločena mnenja ter da se določijo naloge udeležencev obiska po opravljenem obisku. If deemed necessary or suitable, the leader of the visit determines the date, time and place (usually the Ombudsman’s head office) for an additional meeting of the participants after the conducted visit in order to further exchange experience, compare received clarifications, take joint positions, determine possible differing opinions and define the tasks of the participants after the visit. Izdelava poročila DPM o obisku Vsak udeleženec po izvedenem obisku v osmih dneh vodji obiska pisno posreduje svoje ugotovitve o obisku ter predloge za izboljšanje razmer in ravnanje z osebami v obiskani ustanovi. Drafting the NPM report on the visit After a visit, every participant submits their findings on the visit and proposals for the improvement of conditions and treatment of persons at the visited facility within eight days to the leader of the visit. O izdelavi poročila DPM o obisku se dogovori pred obiskom. Vodja obiska lahko določi udeleženca obiska iz NVO za izdelavo poročila v celoti ali pa določi določene udeležence obiska za izdelavo posameznih delov poročila. Pri tem določi tudi rok, kdaj naj mu bo poročilo (oziroma njegov del) posredovano. The drafting of the NPM report is agreed on prior to the visit. The leader of the visit may appoint a participant of the visit from an NGO to draft the full report or appoints certain participants to draft individual sections of the report. The leader of the visit also determines the deadline by which the report (or its section) is to be submitted. Če je za izdelavo poročila določen eden od udeležencev in gre za delavca Varuha, ta pripravi poročilo v poglavitnem delu, nato pa ga pošlje preostalim udeležencem, in sicer s predlogom, naj mu v zadevnem roku sporočijo morebitne pripombe in predloge, povezane z njim. Morebitni odzivni predlogi morajo biti v obliki, ki omogoča neposredno vključitev v poročilo. Če je za pripravo poročila določen eden od udeležencev obiska in gre za udeleženca NVO, ta pripravi poročilo v obliki, ustrezni za odpremo, in ga pošlje v pregled vodji obiska, lahko pa tudi drugim udeležencem. Vodja obiska nato s tem poročilom ravna, kot je določeno za primer, ko ga napiše sam. Če je udeleženec obiska opravil nalogo, pri kateri udeleženec, ki mora izdelati poročilo, ni bil navzoč, mora temu oziroma vodji obiska posredovati besedilo v zvezi s to nalogo, in sicer v obliki, ki omogoča neposredno vključitev v poročilo. Pred odpremo poročila le-tega preveri in potrdi nosilec področja. Poročilo DPM o obisku kraja odvzema prostosti mora biti jasno, v njem mora biti uporabljena ustrezna terminologija in vsebovati mora vse poglavitne ugotovitve in priporočila za odpravo nepravilnosti ter za izboljšanje razmer in ravnanje z osebami. V poročilu se lahko uporabljajo tudi fotografije, vendar mora biti opis okoliščine, ki jo prikazuje fotografija, takšen, da bi bil zadosten v vseh pogledih, tudi če fotografije ne bi bilo. Pogodbeni izvedenec izdela svoje mnenje ločeno od poročila o obisku. Njegovo mnenje mora biti pripravljeno v takšni obliki, da se lahko neposredno vključi v poročilo o obisku kot njegov sestavni del. Predhodno oziroma končno poročilo DPM o obisku mora biti izdelano praviloma najpozneje v 30 dneh po opravljenem obisku oziroma prejemu odzivnega poročila na predhodno poročilo. Vodja obiska izdelano poročilo DPM o obisku posreduje vsem udeležencem obiska in pri tem določi tudi rok, v katerem morajo bodisi predlagati spremembe v poročilu bodisi sporočiti, da nimajo pripomb nanj. V zapisu o izdelavi na koncu poročila se navedejo udeleženci obiska, ki so k temu prispevali. Vsak predstavnik NVO, ki se je udeležil zadevnega obiska DPM, lahko zahteva, da se v imenu pogodbene NVO, ki ji pripada, izpostavi drugačno stališče, kot ga zavzemajo predstavniki Varuha oziroma drugih pogodbenih NVO. Vodja obiska pa lahko tudi odloči, da se za neko stališče v poročilu DPM posebej navede, da gre za ugotovitev, stališče oziroma predlog katere od pogodbenih NVO. Končno poročilo, ki ga potrdi vodja področja, se pošlje v Varuhovem imenu. Kraju odvzema prostosti se praviloma postavi rok 21 dni za odgovor na predhodno poročilo, če vodja obiska tako presodi, pa lahko tudi rok do 30 dni. Pristojnemu organu se določi rok za odgovor 30 dni. Po potrebi se poročilo pošlje v obravnavo tudi drugim pristojnim organom (sodišču, zdravstveni instituciji, ministrstvu ipd.). 178 1.11 Annex: Methodology of the implementation of the tasks of the National Preventive Mechanism (NPM) in Slovenia poročilo o izvajanju nalog DPM v letu 2014 DržavnI preventivnI mehanizEm po Opcijskem protokolu h Konvenciji OZN proti mučenju in drugim krutim, nečloveškim ali poniževalnim kaznim ali ravnanju If one participant, who is the Ombudsman’s colleague, is appointed to draft the report, they prepare the majority of the report and then forward it to other participants with a proposal to submit possible comments and suggestions in due time. These comments and suggestions have to be in a format enabling direct inclusion in the report. If one participant, who is a representative of a NGO, is appointed to draft the report, they prepare the report in a format suitable for submission and forward it for review to the leader of the visit. They can also forward it to other participants. The leader of the visit treats the report in the same way as determined in the case when they write the report themselves. If a participant is appointed to conduct a task at which the participant responsible for drafting the report was not present, the former must submit the text relating to the task to the latter or to the leader of the visit in a format which enables direct inclusion in the report. The responsible official verifies and confirms the report before its submission. The NPM report on a visit to a place of deprivation of liberty must be clear and contain suitable terminology and all key findings and recommendations for the elimination of irregularities and for the improvement of conditions and treatment of persons. The report may also contain photographs; however, the description of the circumstance shown in the photograph must be sufficient in all regards even if a photograph is not provided. Contractual experts prepare their opinions independently of the report on the visit. Their opinion must be in a format permitting its direction inclusion in the report on the visit as an integral part. The preliminary or final NPM report on the visit must be drafted no later than 30 days after the visit or the receipt of a response report on the preliminary report. The leader of the visit submits the drafted NPM report to all participants of the visit and also determines the deadline by which they must submit amendments to the report or communicate that they have no comments. The participants contributing to the drafting of the report are listed at the end of the report. All NGO representatives present at the relevant NPM visit may demand that an opinion different than that of the Ombudsman’s representatives or other contractual NGOs be provided on behalf of the contractual NGO to which they belong. The leader of the visit may also state explicitly that a certain opinion in the NPM report is a finding, opinion or proposal by a contractual NGO. The final report approved by the responsible official is submitted on behalf of the Ombudsman. The place of deprivation of liberty usually has 21 days to reply to the preliminary report, or 30 days if the leader of the visit so decides. The competent authorities have 30 days to respond to the report. If necessary, the report is also submitted to other competent authorities (court, heath-care institutions, ministries etc.). IMPLEMENTATION OF THE DUTIES AND POWERS OF THE NPM IN 2014 National Preventive Mechanism under the Optional Protocol to the UN Convention against Torture and Other Cruel, Inhuman or Degrading Treatment or Punishment 179