58  detention  centers.  In  that  sense,  accurate  knowledge  of  the  prison  inmate  population  is  vital, for instance, for controlling levels of overcrowding. 203       158. Proper  management  of  inmate  records  and  files  requires  that  data  be  handled  systematically  and  efficiently  in  each  prison  and  that  they  be  made  available  to  centralized  information  systems  which  can  be  consulted  by  the  prison  administration  authorities  looking  for  reliable  data  and  statistics  or  trying  to  locate  individual  inmates.  Moreover,  the  State  has  a  duty  to  act  with  due  diligence  in  transferring  and  filing  documents sent by the courts to the detention centers. This is especially important in the  case of judgments, release orders, judicial summonses, and other key documents relating  to prisoners.    159. In  addition  to  the  essential  information  listed  in  Principle  IX  (2)  of  the  Principles and Best Practices, the IACHR considers it a good practice when the authorities in  charge  of  penitentiaries  also  keep  records  of  visits  by  family  members,  attorneys,  and  monitoring  organizations,  and  even  of  complaints  lodged  by  the  inmates  themselves  concerning  the  correctional  authorities.  Furthermore,  in  prisons,  it  is  important  to  have  precise  information  on  file  regarding  the  location  of  each  inmate,  by  section,  block,  and  cell.     160. To ensure proper maintenance of the roster and filing and handling of the  information  on  detainees  and  detention  centers,  all  the  authorities  involved  need  to  be  adequately trained and provided with the tools and technology required to perform those  functions.  In  addition,  suitable  oversight  and  monitoring  mechanisms  need  to  be  developed to ensure compliance with these admission and registration procedures.        161. Recognizing the importance attached in international human rights law to  the  existence  and  proper  administration  of  detainee  records,  the  recent  International  Convention  for  the  Protection  of  All  Persons  from  Enforced  Disappearance  contains  a  provision whereby the States Parties commit to prevent and impose sanctions for failure to  record the deprivation of liberty of any person or the recording of any information which  the official responsible for the official registry knew or should have known to be inaccurate  (Article 22). This was the first international treaty to contain a safeguard of this kind.      Initial medical exam    162. The Principles and Best Practices establish    Principle  IX  (3):  All  persons  deprived  of  liberty  shall  be  entitled  to  an  impartial  and  confidential  medical  or  psychological  examination,  carried  out  by  idoneous  medical  personnel  immediately  following  their  admission  to  the  place  of  imprisonment  or  commitment,  in  order  to  verify  their  state  of  physical  or  mental  health  and  the  existence  of  any  mental  or  physical  injury  or  damage;  to  ensure  the  diagnosis  and                                                                     ��              203   I/A  Court  H.  R.,  Case  of  Montero  Aranguren  et  al.  (Detention  Center  of  Catia)  V.  Venezuela.  Judgment of July 5, 2006. Series C No. 150, para. 89.